Word إلى PDF

الحفاظ على النص قابلاً للتحديد والبحث

قد يحتوي ملف PDF نصاً حقيقياً أو صورة لنص، والفرق مهم: فالنص الحقيقي يمكن تحديده والبحث فيه ونسخه وقراءته بصوت عالٍ، أما الصفحة الممسوحة ضوئياً فلا يمكن ذلك فيها حتى يشغّل أحدهم عليها OCR. وكثير من أدوات «تقليل الحجم» تسطّح كل شيء في صور بصمت، فيصغر الملف لكن قابلية البحث تتلف ويصبح النص ضبابياً عند التكبير. وإن كان المستند يجب أن يبقى صالحاً للاستخدام، مثل العقود والأدلة وكل ما قد تحتاج إلى البحث فيه لاحقاً، فاترك النص نصاً واضغط الصور وحدها. وإن كنت تبدأ من مسح ضوئي فشغّل OCR أولاً ثم اضغط.

إصدارات PDF ومعاييره وتوافقه

يُقرأ PDF 1.4 في كل شيء تقريباً، وهو الخيار الافتراضي الآمن للنماذج والمشاركة العامة. وقد أضاف PDF 1.7 ضغطاً أفضل، وهو الإصدار الذي تكتبه معظم البرامج الحديثة. أما PDF/A فهو نسخة أرشيفية تضمّن كل الخطوط وتمنع الاعتماد على أي شيء خارجي كي يبقى الملف معروضاً بالشكل نفسه بعد عشرين سنة، وتشترطه مكاتب الأرشيف وبعض الجهات الحكومية في التسليمات، لكنه اختيار رديء للملفات اليومية لأنه أكبر حجماً. وتحتاج ملفات PDF المشفّرة إلى إزالة الحماية قبل أن تتعامل معها أي أداة أخرى، وكلمة مرور الأذونات (المالك) أضعف من كلمة مرور الفتح: فهي موضوعة لتصرف عن الطباعة والنسخ، لا لتمنع أحداً من الدخول.